Alle kender velsagtens det fænomen at skulle stå for at afholde en event af en art. Det være enten en fødselsdag, en nytårsfest eller måske endda en event, der strækker sig over flere dage. Det kunne også vise sig at være en del af ens job eller måske som en frivillig organisation.
Gældende for alle dele er, at man står i en startproces, hvor det handler om at fylde spanden helt op med sand, i en rus af at gøre indtryk og imponere alle involverede parter – her med tanke på gæster, deltagere samt alle mennesker bag eventen. Det være med til at skabe begejstring allerede fra starten af og dermed få en god igangsætning.
Meningen herefter er, at oprette denne guidet håndbog til eventplanlægningen, og på en god måde vel at mærke, at få guidet læserne igennem de faser og arbejdsprocesser der kategoriserer en velorganiseret event.
Selve ideen med opgaven går ud på skabe en slags manual, til hvordan man på bedste mulige vis, arbejder sig igennem følgende processer:
1. Udtænke og udforskning af eventen
2. Arrangere eventen
3. Planlægge eventen
4. Afholde eventen, og til sidst
5. Opfølgning på eventen
Derved skulle det gerne være med til at gøre det mere overskueligt for planlæggeren samt at forudse de eventuelle forhindringer og ’kriser’ der måtte opstå, således at chancerne for et vellykket og bæredygtig event højnes betragteligt.
Derudover skal den guidede håndbog være en behjælpelig resurse med forbehold i hvilket event form det drejer sig om. Om det hedder sig en koncert, en festival, større eller mindre events af forskellige arter, så skal ’grundskabelonen’ kunne læses, forstås og bruges, til et hvilket som helst event.
Der vil i opgaven kunne trækkes paralleller til allerede eksisterende events, hvor der også vil gives eksempler på, hvad man kan gøre i forbindelse med et nystartet projekt. Alt sammen for at skabe sammenhæng mellem teori og praktiske eksempler, herved visualisering med henblik på at hjælpe læserne.
Problemformulering
Metodeafsnit
Jeg har i denne opgave valgt at skrive om event planlægning. Først og fremmest fordi det er interessant at være med til at sætte nye skibe i vandet og starte en event op fra bunden. Det, at kunne være med til at sætte sit præg angående ideer, forberedelserne og få bygget tingene op samt at kunne se den endelige udviklet af ens eget projekt, gør af man får en fornemmelse af at man har oprettet noget. Til sidst nyde resultatet og stemningen, ikke mindst af det hårde arbejde, men også af det forhåbentlige veloverstået projekt og dermed det kærlige klap på skulderen.
Selv har jeg altid haft en iver efter at oprette nogle tiltag som skaber glæde og samler folk. Jeg har altid følt, at jeg har haft en iværksætter i mig, som dog har været gemt en lille smule af vejen, lige indtil jeg blev eventansvarlig for min fodboldklub, for et par år tilbage. Her har jeg ligesom haft fripas til at gøre hvad jeg følte for, da der i forvejen ikke har været nogle ansvarlige på dette punkt, og faktisk aldrig har været. Det har både været godt og skidt, i forhold til at det har givet nogle lærerige nap over fingrene.
På det seneste har jeg i forbindelse med min egen klub FC Sydvest 05 Tønder, og i samarbejde med Kunstgræsbaneudvalget, ligeledes i Tønder, været med til at planlægge og afholde events til fordel for begge parter. Det skal lige siges, at Tønder endnu ikke har en kunstgræsbane, hvorfor jeg har valgt at samarbejde med dem, for at ramme bredere og mere mangfoldigt. Jeg har blandt andet varetaget opgaver såsom rekruttering, kommunikation, salg, markedsføring samt arbejdsplaner for frivillige m.m.
Med udgangspunkt i eventplanlægning har jeg gennem egne erfaringer omdannet den praktiske erfaring med eksisterende teori, modeller og analyser.
Mit klare med mål opgaven er for så vidt, at lave en guidet håndbog til folk der skal i gang med et event, og måske er en smule på bar bund. Derved skulle de kunne følge ’bogen’ nogenlunde, og herved få forståelsen af hvordan det kan strikkes sammen. Ikke dermed sagt, at den skal følges til punkt og prikke, men som sagt, som en slags manual.
Derudover vil der i opgaven være gjort brug af eksempler, der er implementerede som egne erfaringer, saltet med råd og vejledninger samt udtalelser fra de indhentede interviews og spørgeskemaer. Jeg har desuden gjort brug af analysemodeller og teorier, der ud fra denne nye manual, fungerer som arbejdsredskaber i planlægningsprocessen.
Igennem min forholdsvise korte praktiske erfaring, vil jeg ved hjælp af supplerende teori og metode, ’skubbe’ læseren igennem de forskellige faser af eventplanlægningsprocessen med et mere teoretisk perspektiv.
Som jeg vil give udtryk for i manualen, skal jeg påpege at der kan være rigtig stor forskel på hvilket type event der er tale om. I samme ombæring vurderer jeg dog også, at den virker som en glimrende guide, hvor man selv for muligheden for at justere målestoksforholdene, hvilket er med til at man kan gå mere eller mindre i dybden, med hver af de afsnit man ønsker.
Jeg har bevidst gjort manualen letforståelig og overskuelig, for hvem der end går i kast med en event.
De interviews jeg i opgaven har gjort brug af, er lavet som både selvadministrerende spørgeskemaer samt personlige interviews med henholdsvis ……………???
Model- og teoriafsnit
Som inspirationskilde og grobund for min egen model har jeg valgt at inddrage forfatteren Guy Masterman. Guy Masterman er manden bag ”Strategic Sports Event Management – An international approach” og ved hjælp af hans model ”Event Planning Proces”, har jeg så fremdeles forsøgt at lave min egen. I min gennemgang har jeg dog forbeholdt mig retten til at komme med egne ideer og meninger, selvom jeg sagtens kan følge hans tanker, i forhold til forklaringer og teori.
I min egen ’manual’ til selve eventplanlægningen vil jeg over for læseren klargøre, hvilke afsnit og emner jeg har gjort brug af, igennem allerede eksisterende teorier og modeller. Dette for at give et bedre billede på hvordan man kan bruge teorien i praksis, men også for hvordan man kan praktisere eventplanlægningen, set med teoretiske øjne.
Eventforberedelse/Før eventen
I det følgende afsnit vil jeg komme ind på hvordan jeg vil bære mig ad, med hensyn til forberedelserne af en event samt hvilke modeller og analyser jeg har benyttet.
Eventkonceptet
– Under startfasen – før det hele går mere eller mindre i gang – vil jeg starte med at bruge eventbarometeret. Valget derpå er blevet gjort, således at den eller de arrangører af et given event, allerede fra starten af har et bredt overblik, men samtidig også så de kender deres mål med at lave selve eventen. Derved kan man arbejde ud fra konkret fakta til at analysere Dna’et og identiteten på sit valgte event.
– Næste step i eventkonceptet er ved hjælp af SMART modellen. Dette teoretiske redskab er således benyttet, for at få initiativtageren til at spørge sig selv og sin organisation, om det er relevant i forhold til processen. Mere om det i afsnittet vedrørende Vision og Mission.
Eventressourcer
– Hvad angår ressourcer i forbindelse med at præcisere den ønskede målgruppe, anvendes adfærdsorienterede variabler og sociodemografiske variabler. På den måde fokuseres der på markedsføringen, ved at lave et eventprogram, som tilfredsstiller målgruppens behov og ønsker samt ud fra deres egne meninger og handlinger.
– En naturlig del af en event er finansieringen deraf. Her er planen at der laves et etableringsbudget, et driftsbudget og en break-even analyse, da det samarbejder med relevansen af eventplanlægningen. Som udgangspunkt tages der hånd om den fiktive Tønder Udstillings event, hvor de økonomiske udregninger kommer fra.
Der bliver også taget hånd om finansieringsmulighederne vedrørende fundraising, sponsorater og samarbejdspartnere.
Et andet punkt man ikke kommer udenom i finansieringen er feasibility. Dette bruges til at ’måle’ om ens event er af en bæredygtig kaliber, og om grobunden er sund.
– For at se hvem der kunne være interesserede i eventplanlægningen, har jeg gjort brug af det der hedder stakeholder card. Dette betyder at man kan fremhæve deres interesser for projektet samt deres påvirkning af eventen. Derudover ses der på eventens indvirkning i en analyse af de sociale, økonomiske og miljømæssige perspektiver, for at få det fulde udbytte fra sit igangværende event.
Udover det tages der også et kig på de eksterne og interne interessenter ved eventen.
– Ved organisation og ledelse af en event, beskriver jeg Lewins demografiske ledelsesform og Linjeprincippet. Der er som sådan ikke en løsning der er bedre end de andre, dog vil jeg vurdere at disse er yderst anvendelige i management og eventplanlægnings øjemed.
(Adizes i stedet for???? Side. 177 strategi i vindervirksomhed)
Eventimplementering
– Under dette afsnit er modellen Porters Five Forces-modellen blevet anvendt. Michael E. Porters model er retvisende i forhold til at undersøge branchens attraktivitet og konkurrencesituationen. Det er dog centralt for eventplanlæggeren at være bevidst om konkurrencesituationen på markedet, hvor produkterne skal afsættes, for at der vælges en optimal strategi. Lige så vigtigt er det at kende sin egen position, så der handles herefter. Det handler om at udnytte sine egne kompetencer bedst muligt, for at skille sig ud blandt de andre og styrke sin position.
– Taler man management og eventplanlægning, taler man også Risk Management. I den forbindelse vil der medbringes en SWOT-analyse i afsnittet derom. Det er blevet gjort for at se hvad eventen og arrangører møder af forhindringerne i deres forberedelser. På den måde kan man blive løsningparat hvad angår, at tænke worst case scenarier, her med tanke på at være forudseende og forberedt. Derudover kan man rette op