1.0 PENGENALAN
Komunikasi korporat merupakan suatu fungsi pengurusan sesebuah organisasi yang meliputi semua bentuk komunikasi dalaman dan luaran dalam membina hubungan yang baik antara organisasi. Cornelissen (2008) dalam Prof. Dr. Zulhamri Abdullah dan Dr. Yuhanis Abdul Aziz (2013) mengatakan, perkataan "korporat" dalam konteks ini merujuk kepada perkataan Latin untuk "body" (corpus) dan untuk "forming into a body" (corporate) yang menekankan kepada keseluruhan organisasi. Justeru itu, Prof. Dr. Zulhamri Abdullah dan Dr. Yuhanis Abdul Aziz (2013) merumuskan komunikasi korporat adalah mengenai hubungan perniagaan dan reputasi syarikat dengan pihak berkepentingan utama (dalaman dan luaran) mereka.
Dalam sebuah pengurusan komunikasi korporat, perhubungan media merupakan satu kaedah komunikasi korporat yang bertindak sebagai penyebar maklumat organisasi yang boleh dipercayai kepada orang ramai.
Oleh itu, tujuan tugasan ini ialah untuk membincangkan tentang pembangunan pelan perhubungan media dalam pengurusan komunikasi korporat dan kepentingannya kepada sebuah organisasi serta mengenal pasti unsur-unsur yang perlu ada dalam membina persekitaran perhubungan media yang positif.
1.1. Perhubungan Media
Media merupakan saluran yang kerap digunakan oleh organisasi untuk menyebarkan berbagai informasi bagi tujuan publisiti organisasi, memperkenalkan produk dan perkhidmatan serta melaporkan sesuatu berita atau peristiwa. Proses penyaluran dan penerimaan maklumat di antara organisasi dan media ini mewujudkan perhubungan yang dikenali sebagai perhubungan media. Menurut Schenkler & Herrling, (2004) dalam Dg.Nor Hajijah binti Hj. Ag. Daud, (2014), perhubungan media ini berlaku apabila berita atau bahan edaran organisasi mendapat perhatian daripada media dan disiarkan secara berterusan dengan sebaik mungkin.
Ridgway (1996) dalam Prof. Dr. Zulhamri Abdullah dan Dr. Yuhanis Abdul Aziz, (2013) menakrifkan perhubungan media sebagai “corak komunikasi antara sesebuah organisasi dan bahagian-bahagian media yang berminat dalam aktivitinya.” Ia membentuk hubungan dengan personaliti media dan sumber yang akan membantu organisasi membuat liputan editorial secara meluas tepat dan pada masanya. Secara umum, hubungan ini ialah satu proses yang berterusan untuk mengekalkan hubungan yang baik dengan media bagi maksud komunikasi.
Tujuan utama perhubungan media ialah untuk meningkatkan kesedaran dan mendidik orang awam tentang imej, status, reputasi organisasi serta faedah yang boleh diberikan oleh organisasi. Media yang berwibawa dan berpengaruh membuat penerbitan, promosi dan iklan dapat lebih meyakinkan dan menarik pihak berkepentingan. Dengan itu, maklumat yang boleh dipercayai dapat menyediakan nilai kepada hubungan media. Lazimnya terdapat dua alat perhubungan media yang biasa digunakan iaitu:
(i) Siaran Akhbar yang juga dikenali sebagai kenyataan akhbar dalam bentuk bertulis atau rakaman komunikasi kepada pihak media untuk tujuak penyebaran maklumat.
(ii) Sidang Akhbar iaitu satu acara yang dirancang oleh organisasi dengan menjemput pihak media untuk berkongsi cerita mengenai isu-isu semasa organisasi.
1.2. Latar Belakang Organisasi Pilihan
Sebuah organisasi telah dipilih bagi melihat dengan lebih jelas lagi akan keberkesanan perhubungan media terhadap organisasi. Organisasi tersebut adalah Maxis Communications Berhad (Maxis) iaitu sebuah syarikat pembekal perkhidmatan komunikasi di Malaysia. Ibu Pejabat Maxis terletak di Menara Maxis, Kuala Lumpur.
Diasaskan pada tahun 1993 oleh Ananda Krishnan, Maxis yang mula disenaraikan kepada umum pada tahun 2005 menawarkan pelbagai produk perkhidmatan telekomunikasi kepada penduduk Malaysia, seperti pelan panggilan prabayar (Hotlink Prepaid), pelan langganan bulanan (MaxixOne Plan), perantauan global, MMS, WAP (dalam sistem GSM dan GPRS), perkhidmatan talian tetap perumahan dan Internet jalur lebar. Perkhidmatan paling popular yang ditawarkan Maxis ialah jenama prabayar Hotlink yang kini dilanggan oleh 6.3 juta orang di Malaysia. Cabaran maxis ialah Maxis kini berhadapan dengan perang harga dengan pesaingnya (Telekom Malaysia, Celcom dan DiGi) dalam pasaran SIM prabayar yang menyebabkan pek permulaan produk Hotlinknya menjunam sehingga RM6.
Dalam menghadapi persaingan inilah pelan perhubungan media yang baik dan berkesan perlu diwujudkan untuk membantu organisasi seperti Maxis memahami peranan media dan menjadi pelan tindakan untuk membangunkan perhubungan yang baik dengan media.
2.0. PEMBANGUNAN PELAN PERHUBUNGAN MEDIA MAXIS
Penyediaan pelan perhubungan media adalah kaedah yang boleh membantu organisasi bagi memahami peranan media dalam membantu mempromosikan orgaisasi dan produknya kepada pengetahuan umum. Berikut adalah elemen-elemen yang diperlukan dalam pelan perhubungan media Maxis dan penjelasannya.
2.1. Analisis situasi Maxis.
Elemen yang juga dikenali sebagai analisis SWOT ini merupakan peringkat pertama dalam perancangan perhubungan media yang merangkumi analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman kepada Maxis. Analisis ini membolehkan syarikat Maxis mendapat maklumat mengenai latar belakang, sejarah dan potensi masalah yang mungkin menghadkan pengurusan. Analisis ini juga melibatkan penyelidikan terhadap persekitaran, lokasi dan masyarakat, pesaing dan masa depan yang berpotensi.
(i) Kekuatan
– Maxis memiliki jejak rangkaian berkelajuan tinggi yang terbesar di dalam negara dengan 95% liputan 2G dan 81% liputan 3G. Terkini Maxis mempunyai rangkaian 4G LTE yang terkemuka, paling luas dan terpantas dalam industri telekomunikasi di Malaysia.
– Kualiti warga kerja dan semangat mereka untuk terus berusaha akan menghasilkan idea yang pintar bagi memantapkan cara komunikasi pelanggan Maxis.
– Maxis mempunyai jalinan perkongsian untuk memberi perkhidmatan yang memperkayakan kehidupan seperti pembayaran, kiriman wang, muzik, permainan dan filem dalam talian.
– Maxis mempunyai kebolehpercayaan yang tinggi berdasarkan track record sejak penubuhannya, iaitu:
o Telah menerima lebih 50 anugerah berbagai kategori berprestij daripada berbagai pihak berautoriti, memnjadikan Maxis sebuah syarikat telekomunikasi unggul yang boleh dipercayai.
o Syarikat pertama melancarkan rangkaian berkelajuan tinggi di Malaysia termasuk 3G, 3.5G. 3.5G+ dan yang pertama menyelesaikan percubaan Evolusi Jangka Panjang (LTE).
o Maxis merupakan yang pertama membawa masuk ke Malaysia BlackBerry, Apple iPhone, Galaxy Tab, Windows 7 dan telefon pintar android dan yang pertama melancarkan perkhidmatan inovatif yang pertama seumpamanya di dunia; perkongsian Maxis-Paypal, myDEALS dan Maxis @ Formula 1.
– Maxis juga mempunyai hubungan akrab dengan Kementerian Penerangan Komunikasi dan Kebudayaan Malaysia (KPKK) serta Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia (SKMM) dalam program pelaburan ke arah pembinaan masyarakat, seperti Maxis Cyberkids dan Maxis Mobile Content Challenge bagi meningkatkan akses orang ramai kepada platform digital.
(Sumber: Laporan Tahunan Maxis 2011)
(ii) Kelemahan
Sehingga kini Maxis masih belum dapat menyaingi harga rendah pesaingnya. Ini meyebabkan pelanggan yang bersikap mengutamakan harga berbanding perkhidmatan sukar beralih daripada Maxis. Perbandingan harga di antara pesaing seperti Celcom, Digi dan Telekom, kadar bayaran Maxis dikatakan lebih mahal.
(iii) Peluang
Kajian oleh IA Media Marketing (IAMK) menunjukkan 24.5 juta daripada 32 juta penduduk Malaysia (76.9%) merupakan pengguna Internet. Daripada jumlah itu 23.59 juta orang (96.3%) menggunakan Internet untuk tujuan komunikasi melalui teks seperti Whatsapp, Facebook Messenger, WeChat dan sebagainya.
(Sumber: Statistik Penggunaan Internet Di Malaysia 2017, https://iamk.com.my/articles/2017/11/25/statistik-penggunaan-internet-di-malaysia-2017, diakses pada 28.10.2018)
Ini menunjukkan bahawa nitizen hari ini bukan lagi memerlukan talian telefon tetapi lebih memerlukan perkhidmatan internet dalam aktiviti harian mereka. Sebagai sebuah syarikat telco dengan rangkaian perkhidmatan 4G LTE berkelajuan tinggi, Maxis mempunyai peluang tinggi untuk mengungguli pasaran perkhidmatan internet di Malaysia.
(iv) Ancaman
Produk utama Maxis iaitu Hotlink dan Maxis Broadband sentiasa menghadapi masalah ancaman terutama oleh syarikat telekomunikasi yang lain khususnya Celcom dan Digi kerana kedua-dua syarikat ini mempunyai konsep yang sama dengan Maxis. Jikalau ada kelainan sekalipun, ia mungkin kelainan yang tidak ketara dan sukar dibezakan oleh pengguna. Persaingan harga dan pakej yang ditawarkan oleh pesaing juga sebahagian daripada ancaman Maxis dalam industri telekomunikasi ini.
2.2. Matlamat
Matlamat merupakan perkara utama yang perlu dicapai oleh syarikat Maxis melalui perhubungan media. Matlamat ini menjadi hala tuju yang betul dalam strategi hubungan dengan media.
Matlamat hubungan media Maxis ialah “Memastikan pelanggan dan bakal pelanggan mendapat pendidikan, kesedaran dan pengetahuan bernilai tentang kekuatan Maxis serta kebaikan dan kelebihan produk-produk perkhidmatan telekomunikasi yang ditawarkan Maxis.”
2.3. Objektif
Objektif merupakan elemen yang akan membantu menyokong matlamat hubungan media. Objektif Maxis dalam strategi perhubungan media ialah:
(i) Meningkatkan kesedaran masyarakat tentang imej, status dan reputasi maxis;
(ii) Mendidik orang awam tentang faedah yang boleh diberikan oleh Maxis;
(iii) Menyedarkan orang awam tentang nilai organisasi Maxis;
(iv) Mempromosikan Maxis menerusi liputan media yang baik;
(v) Memupuk pemahaman orang awam tentang nilai dan kepercayaan organisasi Maxis;
(vi) Menyampaikan informasi aktiviti-aktiviti tanggungjawab sosial korporat (CSR) kepada orang awam.
2.4. Khalayak sasaran
Khalayak sasaran utama pelan perhubungan media Maxis terdiri daripada golongan berikut:
(i) Pelayar media sosial (Facebook, Instagram, Youtube, Whatsapp dan yang semumpamanya)
(ii) Peminat muzik dan movie online.
(iii) Para peniaga khususnya peniaga mudah alih.
2.5. Pembangunan strategi
Strategi seharusnya menjadi pelan tindakan langkah-langkah dan perkara yang perlu dilaksanakan dalam memenuhi objektif Maxis untuk mengekalkan hubungan yang baik dengan media dan menggunakan pelbagai medium media dalam penyampaian maklumat ke arah pencapaian matlamat Maxis yang telah ditetapkan. Strategi tidak semestinya taktik khusus sebaliknya mewakili "apa", "siapa " dan "bagaimana" strategi komunikasi dalam hubungan media dalam memenuhi matlamat.
Soemirat dan Ardianto (2003) dalam E. Hafizah, (2014) mengariskan enam strategi utama yang saling berkaitan di antara satu sama lain dalam pelan perhubungan media, iaitu:
(i) Layanan kepada media
Strategi ini menghendaki pihak perhubungan awam Maxis memberikan pelayanan terbaik kepada pihak media massa. Contoh layanan ini termasuklah menyediakan jawapan atau informasi yang diperlukan media massa tentang organisasi, aktiviti dan produk yang ditawarkan. Layanan lain termasuklah memberikan salinan ucapan kenyataan akhbar (press release) bagi memudahkan pihak media membuat laporan media untuk disebarkan.
(ii) Menegakkan reputasi organisasi agar tetap di percaya
Strategi ini memerlukan Maxis menunjukkan dengan jelas reputasi Maxis supaya supaya orang lain boleh percaya kemampuan Maxis. Untuk membangun pengetahuan masyarakat, Maxis tidak hanya bergantung kepada promosi atau memasang iklan di media massa semata-mata. Maxis perlu melakukan kegiatan untuk membangun reputasinya supaya tetap dipercayai oleh masyarakat. Ada berbagai cara yang boleh dilakukan untuk mengenengahkan reputasi organisasi. Antaranya;
(a) Menerbitkan berita atau informasi tentang organisasi, pencapaiannya dan pengiktirafan yang pernah diperolehi.
(b) Melaksanakan kegiatan atau sosial masyarakat. Informasi tentang kegiatan-kegiatan positif organisasi seperti kegiatan-kegiatan khidmat sosial masyarakat sebagai bentuk tanggungjawab sosial (social responsibility) boleh dibuat dalam bentuk artikel berupa pendapat tentang suatu permasalahan. Aktiviti itu kemudiannya dimaklumkan kepada masyarakat dengan menggunakan media massa. Publisiti juga boleh membuat melalui iklan di pelbagai medium media.
(c) Menjalinkan hubungan baik dengan orang-orang kenamaan dan berkepentingan dalam negara seperti Menteri Komunikasi dan Multimedia. Strategi ini akan mendorong Maxis mendapat pengiktirafan dan pujian dalam ucapan Menteri yang akhirnya akan dilaporkan kepada umum oleh pihak media dalam berita-berita akhbar, radio mahupun televisyen. Ini akan memberikan lebih keyakinan dan kepercayaan masyarakat.
(iii) Membekalkan informasi yang terbaik
Pihak media mahukan suatu berita yang menarik. Oleh itu, informasi yang baik adalah berdasarkan data-data yang sebenarnya yang disertakan gambar. Strategi ini dipercayai dapat menarik perhatian kumpulan sasar. Maklumat yang diberikan kepada media selari dengan matlamat dan objektif organisasi. Strategi ini juga boleh dilakukan dalam bentuk artikel yang berupa pendapat tentang suatu permasalahan.
(iv) Memberikan kerjasama dalam menyediakan bahan informasi
Strategi ini menekankan penghargaan yang tinggi kepada media massa termasuk pekerja media. Dalam erti kata lain, pegawai perhubungan awam Maxis dituntut untuk menghargai media massa serta pekerja media dengan menyediakan waktu yang tepat dan menghargai kedatangan mereka dalam setiap program atau aktiviti organisasi. Pegawai perhubungan awam Maxis seharusnya boleh dihubungi oleh media pada bila-bila masa dan jika dihubungi media, pegawai perhubungan awam tidak memberi alasan untuk menghubungi kembali media.
(v) Penyediakan fasiliti yang sesuai kepada media
Strategi ini bertujuan memberikan keselesaan pekerja media massa ketika mereka melakukan liputan. Fasiliti ini termasuklah menyediakan ruang yang selesa, kemudahan internet dan menyediakan masa khas untuk sesi press release agar pekerja media dan wartawan mempunyai ruang yang cukup untuk melakukan liputan di organisasi atau dalam apa-apa aktiviti Maxis.
(vi) Mewujudkan hubungan baik secara personal dengan media
Strategi ini sangat diperlukan dalam membangun hubungan dengan media. Grunig, Grunig & Ehling (1992) dalam Dg.Nor Hajijah binti Hj. Ag. Daud, (2014) menyatakan hubungan baik yang dibina melalui media akan memberikan lebih banyak kuasa autonomi kepada organisasi tersebut ke atas khalayaknya. Oleh itu, hubungan personal yang baik dengan pekerja media dan wartawan dapat dijadikan landasan untuk membangunkan keterbukaan dan saling menghormati antara profesion masing-masing.
2.6. Mesej utama dan pembangunan sudut cerita
Bagi memastikan maklumat yang bersesuaian dapat disampaikan kepada masyarakat, mesej utama ingin berkomunikasi dengan khalayak sasaran perlu dikenal pasti terlebih dahulu. Dalam membentuk pelan perhubungan media yang berkesan, soalan “mesej apa yang Maxis mahu orang ingat? dan adakah Maxis meminta mereka untuk menyedari sesuatu isu, mengubah pendapat mereka atau menukar tingkah laku mereka?” perlu diberi pertimbangan.
Mesej yang betul merupakan elemen penting untuk membantu membina sudut media atau "hook". Sudut media yang sesuai pula akan memberikan jaminan bahawa program atau acara yang dilaksanakan adalah sesuatu yang boleh dipercayai dan memberi kesan kepada orang awam. Soalan-soalan seperti berikut boleh menjadi pertimbangan dalam menyediakan sudut cerita, iaitu:
Apakah yang dimaksudkan dengan program atau acara Maxis yang membuat berita itu, menghubungkannya dengan komuniti atau mempengaruhi orang ramai?
Adakah terdapat trend semasa yang mempengaruhi isu yang dibangkitkan?
2.7. Taktik
Taktik merupakan kaedah mengambil tindakan secara mudah untuk mencapai khalayak sasaran dan selaras dengan matlamat dan objektif organisasi. Dalam pelan perhubungan media Maxis ini, beberapa taktik yang difikirkan sesuai adalah seperti berikut:
(i) Memperbanyakkan program Tanggungjawab Sosial Korporat (CSR) dengan mengadakan publisiti untuk lebih dikenali oleh masyarakat. Taktik ini dapat mengeratkan hubungan Maxis dengan masyarakat seterusnya menarik minat masyarakat untuk mempercayai kehebatan Maxis dan bersedia untuk menggunakan perkhidmatan produk Maxis.
(ii) Menjemput pihak wartawan dari pelbagai syarikat media untuk membuat liputan dalam setiap program atau aktiviti. Ini akan mengeratkan lagi hubungan Maxis dengan pihak media.
(iii) Menjemput orang kenamaan dalam Negara untuk membuat pelancaran produk-produk baru maxis dan apa-apa program atau aktiviti Maxis. Orang kenamaan yang dijemput diberi peluang berucap secara terbuka. Tawarkan diri untuk menyediakan teks ucapan dan ambil peluang untuk memuatkan segala kebaikan, pencapaian, pujian kepada Maxis dalam teks ucapan tersebut. Ini kerana Ucapan yang disampaikan oleh orang kenamaan mempunyai kreadibilitinya yang tersendiri untuk dipercayai oleh sesiap yang mendengar atau membacanya di mana-mana ruangan media. Taktik ini akan meningkatkan kepercayaan awam terhadap keupayaan Maxis.
(iv) Membuat pelaburan dalam penajaan rancangan-rancangan TV, radio, sukan atau apa-apa program lain. Ini akan mendekatkan hubungan Maxis dengan medium media itu sekaligus dapat mengambil peluang untuk mendapatkan ruang untuk slot iklan Maxis di TV dan radio.
(v) Menggunakan papan-papan iklan gergasi di tempat-tempat yang strategic. Ini akan memberi kesedaran awam akan kewujudan Syarikat Maxis dan perkhidmatan yang disediakan.
(vi) Menggunakan sepenuhnya medium komunikasi media sosial berasaskan internet seperti email, Facebook, Tweeter, Instagram, Whatsapp, Telegram, WeChat atau apa-apa yang seumpamanya untuk mempromosikan Maxis dan produk-produk Maxis.
2.8. Pembangunan senarai media
Dewasa ini terdapat tiga kategori utama saluran media iaitu media cetak, media elektronik dan media internet yang mengandungi dua kategori media iaitu media tradisional dan media baru. Media tradisional dirujuk sebagai media cetak dan penyiaran seperti stesen television, radio, suratkabar, majalah dan yang seumpamanya. Setiap kategori itu ituMedia baru pula dirujuk sebagai media modern yang terdiri daripada blog, laman web, facebook, online forum, stesen tv dan radio atas talian dan berbagai medium berasankan internet. Berikut merupakan senarai media yang boleh digunakan bagi mempromosikan Syarikat Maxis, produk-produknya mahu pun aktiviti-aktivitinya.
(a) Media Cetak
(i) Semua surat khabar
(ii) Majalah-majalah
(iii) Papan iklan
(iv) Broucher
(b) Media Elektronik
(i) Berbagai saluran television
(ii) Berbagai saluran frekuensi Radio
(iii) Papan iklan digital
(iv) Sistem Pesanan Ringkas (SMS)
(c) Media Internet
(i) Email
(ii) Media sosial (Facebook, Tweeter, Instagram, Linkedn, Whatsapp, Telegram, WeChat dan lain-lain)
(iii) Youtube
(iv) Stesen TV dan radio online
(v) Majalah dalam talian; dan
(vi) Podcast
3.0. KEPENTINGAN PELAN PERHUBUNGAN MEDIA
Pada masa kini, penggunaan media sebagai alat komunikasi amat diperlukan dalam menambah baik amalan komunikasi korporat dalam sesebuah organisasi terutamanya bagi organisasi yang prihatin dengan pengekalan tahap reputasi yang tinggi. Prof. Dr. Zulhamri Abdullah dan Dr. Yuhanis Abdul Aziz, (2013) telah menggariskan sembilan kepentingan perhubungan media.
(i) Iklan percuma untuk organisasi – Ini adalah sangat penting jika organisasi mengekalkan hubungan yang baik dengan wakil media iaitu wartawan.
(ii) Alat penting untuk komunikasi – Organisasi boleh menyampaikan sebarang bentuk mesej kepada orang awam.
(iii) Perluasan perbelanjaan pemasaran – Bantuan daripada media akan membantu organisasi untuk mengurangkan kos pemasaran terutamanya dalam menyampaikan maklumat positif tentang organisasi.
(iv) Reputasi yang lebih baik dan tanggapan yang positif – Media memainka peranan penting dalam membantu organisasi menggambarkan imej positif yang membawa kepada reputasi yang baik kepada organisasi.
(v) Keberkesanan dan kecekapan kos – Media boleh bertindak sebagai medium untuk menyebarkan berita dan maklumat dengan lebih cepat. Ini akan membantu organisasi menjimatkan masa dan wang.
(vi) Penyelamat semasa krisis timbul – Pihak media boleh bertindak sebagai penyelamat apabila situasi buruk berlaku dalam sesebuah organisasi. Oleh sebab itu, hubungan yang baik dengan media perlu dikekalkan.
(vii) Publisiti berwibawa – Organisasi boleh mendapat manfaat dengan promosi yang boleh dipercayai dan berkualiti pada kos yang minimum daripada media.
(viii) Alat untuk pihak pengurusan mengukur kualiti perkhidmatan – Maklum balas daripada orang awam tentang perkhidmatan baru termasuklah perkhidmatan yang lebih baik boleh membantu organisasi mempertingkatkan kualiti perkhidmatan mereka. Ini boleh dilakukan menerusi perhubungan media.
(ix) Alat untuk pihak pengurusan menyediakan perkhidmatan pemulihan serta-merta dan jaminan perkhidmatan – Media kekal sebagai salah satu alat yang paling berkuasa dalam menjangkau orang ramai, terutamanya apabila masalah timbul. Pengakuan tentang suatu masalah dan jaminan bahawa kejadian yang sama tidak akan berulang lagi boleh disebarkan melalui media.
4.0. CADANGAN UNSUR-UNSUR PENTING DALAM MEMBINA PERSEKITARAN PERHUBUNGAN MEDIA YANG POSITIF
Perhubungan media yang berkesan perlu dibina atas dasar persefahaman dan persekitaran yang baik di antara profesionalisme Perhubungan Awam Maxis dan pihak media. Ini kerana berita yang bakal disampaikan oleh media adalah bersifat kekal. Berikut dicadangkan unsur-unsur penting dalam membina persekitaran perhubungan media yang positif.
(i) Wujud persefahaman
Organisasi tahu apa yang wartawan mahukan dan wartawan tahu apa yang organisasi harapkan.
(ii) Cerita yang hendak dikongsikan dengan media mestilah benar dan mempunyai nilai berita
Pegawai Perhubungan Awam perlu bersikap jujur dan memberitahu hanya perkara yang benar berkenaan apa-apa isu yang hendak dikongsikan dengan media.
(iii) Maklumat selari dengan matlamat dan objektif organisasi.
Segala maklumat yang dibekalkan kepada media mestilah seiring dengan matlamat dan objektif organisasi. Ini penting bagi memastikan segala ulasan tidak tersasar daripada tujuan sesuatu isu itu diwar-warkan.
(iv) Organisasi perlu mempunyai jurucakap yang berkaliber
Kenalpasti individu yang layak menjadi jurucakap organisasi. Prestasi jurucakap hendaklah dinilai dan dipantau dari semasa ke semasa.
(v) Pihak organisasi dan media hendaklah sentiasa mempunyai hubungan yang baik dan rapat
Hubungan yang baik dan rapat perlu dikekalkan walaupun tiada berita terkini tentang organisasi. Perhubungan dengan media hendaklah berterusan dengan memberikan apa-apa informasi dan idea yang dapat digunakan sebagai input bahan berita mereka.
(vi) Uruskan media dengan baik dan betul
Media hanya mahukan berita yang menarik. Oleh itu pastikan cerita yang hendak dikongsikan mempunyai nilai berita yang berkualiti dan menguntungkan pihak media. Jika tiada apa-apa yang menarik untuk diberikan, jangan abaikan atau lupakan mereka.
(vii) Hormati dan hargai media
Jurucakap atau Pegawai Perhubungan Korporat organisasi hendaklah sentiasa menghormati dan menghargai pihak media. Dalam hal ini, Jurucakap organisasi hendaklah sentiasa bersedia bersemuka dengan wartawan dan mempunyai masa yang cukup dengan wartawan. Jika dihubungi oleh media, elakkan memberi alasan untuk menghubungi media itu kembali.
5.0. KESIMPULAN
Secara umumnya, perhubungan media adalah aspek penting dalam strategi komunikasi sesebuah organisasi untuk membina hubungan yang berkesan dengan pihak media. Hubungan media yang kuat boleh meningkatkan kesedaran tentang jenama organisasi, memperkuatkan kredibiliti profesional, dan menyediakan sumber yang tidak ternilai untuk pengurusan krisis yang berjaya. Melalui hubungan media yang berasaskan elemen-elemen penting yang disertai dengan pelaksanaan strategi yang berkesan, membolehkan organisasi melaksanakan fungsi komunikasi korporatnya dengan lebih baik dalam menyampaikan maklumat kepada khalayaknya. Ini akan lebih meningkatkan kesedaran umum terhadap imej, kemampuan organisasi dan kelebihan produk-produk dan perkhidmatan yang ditawarkan. Dalam masa yang sama, persekitaran perhubungan yang positif juga perlu dibina bagi memastikan hubungan organisasi dengan media berjalan dengan baik dan berkesan dalam meningkatkan hasil dan produktiviti organisasi.