In deze paragraaf zal deelvraag 3: Welke prestatie indicatoren zijn voor Resato van belang voor een representatieve beoordeling van haar leveranciers? worden behandeld. Het stellen van prestatie indicatoren is een must voor het meten van leveranciers. In dit hoofdstuk wordt er dan ook dieper ingegaan op welke prestatie indicatoren voor Resato van belang zijn. Eerst zal duidelijk worden gedefinieerd wat prestatie indicator inhoudt. Hierna zal in de literatuur worden gekeken welke prestatie indicatoren er zijn om leveranciers te beoordelen. Als derde zal er naar de praktijk worden gekeken, welke prestatie indicatoren gebruiken andere bedrijven om hun leveranciers te beoordelen. Als laatste zullen volgens het stappenplan van NEVI de prestatie indicatoren voor Resato worden behandeld.
3.3.1 Definitie prestatie indicator
Er zijn verschillende termen rondom prestatie indicatoren (PI). Denk hierbij aan kritische prestatie indicatoren (KPI), kritische succes factoren (KSF) en control variabele. Deze termen zijn praktisch hetzelfde. Door eerst vast te stellen wat de definitie van Prestatie indicatoren is kan hier later geen onduidelijkheid meer over zijn:
3.3.2 Prestatie indicatoren in de Literatuur
In de literatuur zijn meer dan 8000 prestatie indicatoren verzameld door het KPI instituut. In totaal zijn er meer dan 4800 prestatie indicatoren gedefinieerd. Deze 4800 prestatie indicatoren zijn wel verdeeld over 15 functionele gebieden en 25 verschillende branches. (The KPI Institute, 2015)
Deze 8000 prestatie indicatoren zijn niet allemaal toegespitst op het beoordelen van leveranciers. Er zijn 73 concrete prestatie indicatoren voor het beoordelen van leveranciers. Van Weele onderkent de volgende drie hoofdcriteria; prijs, kwaliteit en levering. Naast deze hoofdcriteria die Van Weele onderkent zijn er nog meer, zoals maatschappelijk verantwoord ondernemen, facturatie, risico, innovatie, besparingen, orderverwerking, etc. Uiteindelijk vallen al deze voorgenoemde hoofdcriteria weer onder te verdelen in de prijs, kwaliteit en levering. Onder deze hoofdcriteria vallen vele verschillende sub criteria. Onder elke hoofdcriteria vallen dus specifieke sub criteria (of te wel prestatie indicatoren) het overzicht is in bijlage 9 te vinden.
3.3.3 Praktijk
Zoals hiervoor is beschreven zijn er in de literatuur 73 prestatie indicatoren te vinden. Nu is het de vraag welke prestatie indicatoren worden gebruikt in de praktijk. Er zijn vier bedrijven onderzocht; Wika, Cofely, Rucanor en TNT Fashion Group. Twee van de vier maken gebruik van hoofdcriteria de andere niet. (Agtmaal, 2009) (Wal, 2014) (Vrij, 2015) (Engelhardt-Abt, 2015) In bijlage 14 is een overzicht te vinden van de praktijk.
Uit analyse van bedrijven die wel leveranciers beoordelen blijkt dat de hoofdcriteria (prijs, kwaliteit en levering) bij elk bedrijf aan de orde zijn. Naast deze hoofdcriteria stellen verschillende bedrijven nog andere hoofdcriteria zoals; risico, service, documentatie, milieu aspecten, etc.
3.3.4 Prestatie indicatoren en Resato
De prestatie indicatoren voor Resato zijn nu aan de beurt. Het is nu bekend welke prestatie indicatoren er in de theorie zijn en welke prestatie indicatoren in de praktijk worden gebruikt. Nu kan Resato haar eigen prestatie indicatoren gaan opstellen. Dit opstellen zal gebeuren aan de hand van het stappenplan dat is opgesteld door Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI). (NEVI, 2010) In bijlage 10 is het stappenplan toegelicht. Het stappenplan werkt als een trechter, van algemeen gaat men steeds specifieker. Het stappenplan bestaat uit de volgende stappen:
' Stap 1: Wat willen we gaan meten'? Stap 2: Verzamelen van gegevens
' Stap 3: Berekenen scores
Het stappenplan biedt de handvatten om prestatiemeting op te zetten (in bijlage 11 is de volledige uitwerking van het stappenplan te vinden):
Stap 1: Wat willen we gaan meten?
A. Prestatie indicatoren richten op doelstellingen
Uit discussie is naar voren gekomen dat het inkoopteam het zeer belangrijk vindt dat bestellingen op tijd binnen zijn en deze goederen voldoen aan de (kwaliteits)eisen. Deze twee doelstellingen worden omgevormd naar leverbetrouwbaarheid en kwaliteitsbetrouwbaarheid.
B. Van hoofdcriteria tot prestatie indicator
Leverbetrouwbaarheid kan worden vertaald naar het hoofdcriterium 'Levering'. De best passende prestatie indicator bij de doelstelling is 'On-Time Arrival' (OTA). Kwaliteitsbetrouwbaarheid kan worden vertaald naar het hoofdcriterium 'Kwaliteit'. De best passende prestatie indicator bij de doelstelling is 'Product kwaliteit' (PK). Naast de doelstellingen werd ook aangegeven dat de inkoopwaarde en aantal orderregels ook als indicator wordt gezien.
C. Eenduidige definitie van indicatoren
Uit het voorgaande punt (B) is vastgesteld welke prestatie indicatoren van belang zijn: OTA, PK, inkoopwaarde en orderregels. Hieronder zijn de PI's gedefinieerd, in bijlage 11 zijn de prestatie indicatoren SMART en volledig uitgewerkt:
' OTA wordt als volgt gedefinieerd: 'Een meeting van hoeveel leveranciers orders op tijd worden geleverd, zoals afgesproken.' (The KPI Institute, 2012) Bij een prestatie indicator hoort een norm, de norm bij OTA is als volgt gesteld:
' Product kwaliteit wordt als volgt gedefinieerd: 'De kwaliteit van leveringen geeft aan in hoeverre de specificatie van de geleverde goederen voldoen aan de gestelde specificaties.' (NEVI, 2010)Bij een prestatie indicator hoort een norm, de norm bij PK is als volgt gesteld:
' Met inkoopwaarde wordt bedoeld de inkoopwaarde van de inkoop, het wordt als volgt gedefinieerd: 'De waarde van de ingekochte goederen.'
' Orderregels wordt als volgt gedefinieerd: 'Orderregel is een bestelling van een aantal producten van '?n producttype.' (Logistiek.nl, 2007)
De OTA en PK is eigenlijk alleen van toepassing op de leverancier met meer dan 100 orderregels. Omdat deze leveranciers meer dan 100 orderregels hebben, hebben zij meer effect op de productie als zij niet op tijd of niet de juiste kwaliteit leveren. Het is oneerlijk om leveranciers met weinig orderregels te beoordelen als zij maar een paar orderregels te laat leveren of niet de juiste specificaties leveren zullen zij direct heel laag scoren. Het kan gesteld worden dat de meting over meerdere maanden zal moeten plaats vinden om zo korte moment opnames die oneerlijk zijn te vermijden.
Stap 2: Verzamelen van gegevens.
Het verzamelen van gegevens gebeurt via Syntri. Binnen Syntri worden alle gegevens over leveranciers en hun leveringen bijgehouden. In bijlage 5 zijn de huidige verzamelde gegevens weergegeven.
Stap 3: Berekenen van de scores.
Voordat de volgende formules kunnen worden berekend zal er eerst een selectie van '?n leverancier moeten worden gemaakt. Hieronder zijn de berekeningen uitgeschreven:
' % On-Time Arrival = # orderregels op tijd geleverd / # orderregels geleverd * 100%
' % Product kwaliteit = # orderregels goedgekeurd / # orderregels geleverd *100%
' ' Totale inkoopwaarde = ' orderregel 1 + ' orderregel 2 + etc.
' # Orderregels geleverd = geleverde orderregel 1 + geleverde orderregel 2 + etc.
3.3.5 Conclusie
In dit hoofdstuk is er gekeken naar welke prestatie indicatoren voor Resto van belang zijn. Uit literatuur onderzoek is gebleken dat er drie hoofd gebieden zijn waarop een bedrijf haar leveranciers kan beoordelen; prijs, levering en kwaliteit. In de literatuur zijn voor deze gebieden 73 verschillende sub criteria/prestatie indicatoren gevonden. Uit onderzoek in de praktijk blijkt dat bedrijven kiezen om de hoofdcriteria verder op te delen dan de drie hoofdcriteria uit de theorie. Deze verdere opdeling van hoofdcriteria geven beter inzicht op de prestaties op verschillende vlakken.
Via het stappenplan, welke is opgesteld door NEVI, zal worden bepaald welke prestatie indicatoren voor Resato van belang zijn. Eerst is de doelstelling met betrekking tot het LBS vastgesteld. Hieruit blijkt dat Resato middels het systeem wil zorgen dat zij de goederen op tijd en met de juiste kwaliteit binnen willen krijgen. Het gaat hier dus om de leverbetrouwbaarheid en kwaliteitsbetrouwbaarheid. De prestatie indicatoren die hierbij passen zijn On-Time Arrival (OTA) en Product Kwaliteit (PK). Naast deze twee prestatie indicatoren vindt Resato het ook van belang dat de inkoopwaarde en aantal orderregels per leverancier inzichtelijk zal zijn.
in here…